ITNSS E-Mail-Archivierung
Optimale Lösungen zur rechtssicheren
E-Mail-Archivierung
Rechtssichere E-Mail-Archivierung
Wenn es um die Aufbewahrung der elektronischen Kommunikation geht, gilt es zahlreiche Aspekte zu beachten. Beginnend bei gesetzlichen Vorgaben, wie HGB, GDPdU oder Abgabenordnung, bis hin zu betrieblichen Erfordernissen. Nur ein zentraler Prozess, der alle für die Archivierung notwendigen Schritte eng koppelt, sorgt für die notwendige Durchgängigkeit und erforderliche Rechtssicherheit.
Ob handels- oder steuerrechtliche Aspekte, im Wesentlichen prägen drei Fragen die Einführung einer E-Mail-Archivierungslösung:
- Was muss archiviert werden?
- Wie muss archiviert werden?
- Wie lange muss archiviert werden?
Im Vordergrund stehen Aspekte wie Unveränderbarkeit, Zugriffsfähigkeit und Aufbewahrungsfristen. Dabei sind nicht selten Zeiträume von zehn Jahren oder länger verpflichtend. Zusätzlich gilt es, archivierungspflichtige Inhalte von unerwünschten Daten, wie z.B. privater Kommunikation oder Spam, zu trennen. Damit einmal archivierte Daten zügig wiedergefunden werden können, spielt zudem das effiziente Auffinden von E-Mails eine maßgebliche Rolle. Wirtschaftsprüfer setzen insbesondere auf diesen Punkt verstärkt ihr Augenmerk.
Rechtliche Anforderungen erfüllen:
Grundsätzlich müssen E-Mails genau wie Geschäftsbriefe über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden. Diese Anforderungen gelten für Unternehmen in D-A-CH.
Hilfe bei E-Discovery-Szenarien:
Über die rechtlichen Anforderungen hinaus erleichtert die Archivierung die Nutzung von E-Mails im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis. Darüber hinaus kann E-Mail-Archivierung bei E-Discovery-Szenarien helfen, etwa indem mit der Archiv-Suche der gesamte E-Mail-Bestand eines Unternehmens in einem Schritt durchsucht werden kann. Wir bietet zudem einen speziellen Auditor-Zugriff für externe Prüfer auf Ihr E-Mail Archiv an.
Lassen Sie sich unverbindlich von uns beraten
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